Yazılım Geliştirmeden Önce İş Süreçlerinizi Nasıl Haritalandırmalısınız?

Şirketiniz için özel bir yazılım geliştirmeye karar verdiniz. Bir yazılım ekibiyle anlaştınız. Altı ay sonra ortaya çıkan sistemin ekibinizin gerçek çalışma şeklini yansıtmadığını fark ettiniz.

Bu durum düşündüğünüzden çok daha sık yaşanır. Ve neredeyse her zaman aynı nedenden kaynaklanır.

Geliştirme başlamadan önce kimse iş süreçlerini haritalandırmamıştır.

Bu Adımı Atlamak Neden Daha Fazla Maliyete Yol Açar?

İş süreçlerini haritalandırmadan yazılım geliştirmek, mimari planı olmadan ev inşa etmeye benzer. Duvarlar ve çatı ortaya çıkabilir, ancak sonunda hiçbir şey birbiriyle tam olarak uyum sağlamaz.

Bu adımı atlarsanız şu sorunlarla karşılaşabilirsiniz:

• Kimsenin kullanmadığı özellikler, çünkü gerçek iş akışlarını yansıtmazlar.

• Eksik süreç adımları, çünkü tüm süreç baştan sona belgelenmemiştir.

• Sürekli yeniden geliştirme, çünkü problemler ancak sistem yayına alındıktan sonra ortaya çıkar.

• Daha yüksek maliyetler, çünkü tamamlanmış bir yazılımı düzeltmek, doğru planlama yapmaktan çok daha pahalıdır.

Planlamaya ayıracağınız birkaç saat, ileride aylarca sürecek zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilir.

İş Süreci Haritalama Gerçekte Ne Anlama Gelir?

İş süreci haritalama, işlerin bugün nasıl yapıldığını belgelemek anlamına gelir; idealde nasıl olması gerektiğini değil.

Mevcut süreç karmaşık veya verimsiz görünse bile olduğu gibi kaydedilmelidir.

Çünkü geliştirilecek yazılımın temelini gerçek çalışma şekliniz oluşturacaktır.

Bir Seferde Tek Bir Süreçle Başlayın

Tüm şirketinizi aynı anda haritalandırmaya çalışmayın.

Önce tek bir süreci seçin. Örneğin:

• sipariş yönetimi,

• yeni müşteri kazanımı,

• fatura onay süreci,

• stok yönetimi.

Sürecin başlangıcından sonuna kadar tüm adımları sırayla yazın.

Sürece Dahil Olan Herkesi Belirleyin

Çoğu iş süreci birden fazla kişiyi içerir.

Örneğin bir sipariş şu kişilerden geçebilir:

• siparişi alan kişi,

• stok kontrolünü yapan kişi,

• ürünü hazırlayan depo çalışanı,

• faturayı oluşturan muhasebe çalışanı.

Her adımda kimin sorumlu olduğunu ve işlemlerin hangi sırayla ilerlediğini açıkça belirtin.

Gecikmelerin Yaşandığı Noktaları İşaretleyin

Ekibinizle konuşun.

Şu soruların cevaplarını bulun:

• İş en çok hangi aşamada bekliyor?

• Hangi adım başka bir kişinin onayını bekliyor?

• Hangi işler hâlâ manuel olarak yapılıyor?

• Hatalar en sık hangi aşamada oluşuyor?

Yazılımın en fazla değer katacağı yerler tam olarak bu noktalardır.

Bir İş Süreci Nasıl Haritalandırılır?

Bunun için pahalı araçlara ihtiyacınız yoktur.

Şunlardan biri yeterlidir:

• beyaz tahta,

• kâğıt,

• basit bir akış diyagramı,

• herhangi bir süreç diyagramı aracı.

Adım 1. Tüm İşlemleri Listeleyin

Süreçte gerçekleşen tüm adımları doğru sırayla yazın.

En basit görünen adımları bile atlamayın.

Adım 2. Karar Noktalarını Belirleyin

Sürecin farklı yönlere ayrıldığı noktaları gösterin.

Örneğin:

• ürün stokta var veya yok,

• fatura ödendi veya beklemede,

• talep onaylandı veya reddedildi.

Adım 3. Görev Devirlerini İşaretleyin

İşin bir kişiden veya departmandan diğerine geçtiği noktaları belirtin.

Bilgi kaybı ve gecikmeler çoğunlukla bu geçişlerde yaşanır.

Adım 4. Tekrarlayan Görevleri Belirleyin

Çalışanların her gün aynı şekilde yaptığı işleri işaretleyin.

Bunlar otomasyon için en uygun süreçlerdir.

Bu adımlar tamamlandığında geliştiricilerin doğrudan kullanabileceği net ve anlaşılır bir süreç haritasına sahip olursunuz.

Süreç Haritasını Hazırladıktan Sonra Ne Yapmalısınız?

Önce Gerçek Problemleri Belirleyin

Haritanızı dikkatlice inceleyin.

Kendinize şu soruları sorun:

• Hangi işler hâlâ manuel yapılıyor?

• En fazla hata nerede oluşuyor?

• Bilgi hangi aşamada kayboluyor?

• En fazla zaman hangi adımda harcanıyor?

Otomasyona öncelikle bu problemlerden başlamalısınız.

Geliştirme Ekibinizle Paylaşın

İyi hazırlanmış bir süreç haritası geliştiricilere tahmin yerine gerçek verilere dayalı çalışma imkânı sunar.

Şöyle demek yerine:

"Bir CRM sistemine ihtiyacımız var."

Şunu söyleyebilirsiniz:

"Ödeme alındığında potansiyel müşteriyi üçüncü aşamadan dördüncü aşamaya otomatik taşıyan bir sisteme ihtiyacımız var."

Bu kadar net bir tanım, doğru yazılımın ilk seferde geliştirilmesini sağlar.

Süreçlerinizi Düzenli Olarak Güncelleyin

İşletmeler sürekli değişir.

Yeni çalışanlar gelir, yeni hizmetler eklenir ve iş yapış şekilleri zamanla gelişir.

Bu nedenle süreç haritalarınızı birkaç ayda bir gözden geçirmeniz ve gerektiğinde güncellemeniz önemlidir.

Şirketler Bu Adımı Neden Sıkça Atlıyor?

Birçok işletme geliştirme sürecine mümkün olduğunca hızlı başlamak ister.

Süreç haritalama gereksiz evrak işi gibi görünebilir.

Oysa gerçek tam tersidir.

Başarılı bir yazılım projesinin temeli iş süreçlerini doğru anlamaktır.

Bu aşamayı atlamak zaman kazandırmaz; yalnızca sorunları daha sonra çözülmesi çok daha pahalı olan bir döneme erteler.

Sonuç

Başarılı bir yazılım, işletmenizin gerçekte nasıl çalıştığını yansıtır; varsayımları değil.

İş süreçlerini haritalandırmak belirsiz fikirleri net ve uygulanabilir bir plana dönüştürür.

İşte bu plan, ekibinizin uzun yıllar verimli şekilde kullanacağı bir yazılımın temelini oluşturur.

Nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz?

İş süreçlerinizi nasıl haritalandıracağınızdan emin değil misiniz? Herhangi bir geliştirmeye başlamadan önce süreçlerinizi birlikte analiz edelim ve doğru şekilde planlayalım. Böylece geliştirilecek yazılım işletmenizin gerçek ihtiyaçlarına tam olarak uyum sağlar.