Cómo mapear los procesos de tu empresa antes de desarrollar software

Decides crear un software a medida para tu empresa. Contratas a un equipo de desarrollo. Seis meses después descubres que el sistema no refleja la forma en que realmente trabaja tu equipo.

Esto ocurre con mucha más frecuencia de lo que imaginas. Y casi siempre se debe a un mismo motivo.

Nadie documentó los procesos antes de empezar el desarrollo.

Por qué omitir este paso cuesta tan caro

Desarrollar software sin mapear los procesos es como construir una casa sin un plano. Puede que consigas paredes y un techo, pero al final nada encajará correctamente.

Saltar este paso suele provocar:

• Funciones que nadie utiliza, porque no reflejan los flujos de trabajo reales.

• Pasos importantes que faltan, porque el proceso nunca se documentó por completo.

• Retrabajo constante, ya que los problemas aparecen después del lanzamiento.

• Un presupuesto mucho mayor, porque corregir un sistema terminado cuesta más que planificarlo correctamente desde el principio.

Dedicar unas horas a planificar puede ahorrar meses de trabajo y una cantidad considerable de dinero.

¿Qué significa realmente mapear un proceso?

Mapear un proceso consiste en documentar cómo se realiza el trabajo hoy, no cómo debería hacerse en un escenario ideal.

Es importante registrar el proceso real, incluso si es desordenado o poco eficiente.

Ese proceso será la base para desarrollar un software que realmente funcione para tu empresa.

Empieza con un solo proceso

No intentes documentar toda la empresa de una sola vez.

Elige un único proceso, por ejemplo:

• gestión de pedidos;

• incorporación de nuevos clientes;

• aprobación de facturas;

• administración del inventario.

Anota cada paso desde el inicio hasta el final.

Incluye a todas las personas involucradas

Casi todos los procesos involucran a varias personas.

Por ejemplo, un pedido puede pasar por:

• la persona que recibe el pedido;

• quien verifica el inventario;

• quien prepara el envío;

• quien genera la factura.

Define claramente quién realiza cada tarea y en qué orden.

Identifica dónde se producen los retrasos

Habla con tu equipo.

Pregúntales:

• ¿En qué punto se detiene el trabajo con mayor frecuencia?

• ¿Dónde deben esperar la aprobación de otra persona?

• ¿Qué tareas siguen realizándose manualmente?

• ¿En qué etapas suelen producirse errores?

Esos puntos son precisamente donde el software puede aportar mayor valor.

Cómo mapear un proceso paso a paso

No necesitas herramientas sofisticadas.

Puedes utilizar:

• una pizarra;

• una hoja de papel;

• un diagrama de flujo sencillo;

• cualquier herramienta para crear diagramas.

Paso 1. Enumera todas las acciones

Escribe todas las tareas en el orden en que ocurren.

No omitas ningún paso, por sencillo que parezca.

Paso 2. Marca los puntos de decisión

Identifica los momentos en los que el proceso puede tomar diferentes caminos.

Por ejemplo:

• el producto está disponible o no;

• la factura ha sido pagada o sigue pendiente;

• una solicitud es aprobada o rechazada.

Paso 3. Señala los traspasos de trabajo

Indica cuándo una tarea pasa de una persona o departamento a otro.

Estos cambios de responsabilidad suelen ser uno de los principales focos de retrasos y pérdida de información.

Paso 4. Detecta las tareas repetitivas

Marca las actividades que los empleados realizan de la misma manera todos los días.

Son las mejores candidatas para la automatización.

Al finalizar estos pasos tendrás un mapa claro del proceso que los desarrolladores podrán convertir en una solución funcional.

Qué hacer cuando el mapa esté listo

Identifica primero los problemas reales

Observa el proceso cuidadosamente.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué tareas siguen siendo completamente manuales?

• ¿Dónde aparecen más errores?

• ¿En qué punto se pierde información?

• ¿Qué actividades consumen más tiempo?

Estas son las prioridades que deberías automatizar primero.

Compártelo con el equipo de desarrollo

Un mapa de procesos bien elaborado proporciona a los desarrolladores una base sólida para construir el software.

En lugar de decir:

"Necesitamos un CRM."

Podrás decir:

"Necesitamos un sistema que mueva automáticamente un cliente potencial del paso tres al paso cuatro cuando se confirme el pago."

Con ese nivel de detalle, el equipo podrá desarrollar una solución mucho más precisa desde el principio.

Actualiza los procesos regularmente

Los negocios evolucionan constantemente.

Cambian los equipos, aparecen nuevos servicios y los procedimientos también cambian.

Por eso es recomendable revisar y actualizar el mapa de procesos cada pocos meses.

Por qué muchas empresas omiten este paso

Muchas organizaciones sienten la presión de empezar cuanto antes.

Documentar procesos puede parecer una pérdida de tiempo.

Sin embargo, ocurre exactamente lo contrario.

El verdadero trabajo comienza entendiendo cómo funciona el negocio.

Cuando se omite esta etapa, el tiempo no se ahorra: simplemente los problemas aparecen más adelante, cuando resolverlos resulta mucho más costoso.

Conclusión

Un buen software refleja la forma en que realmente funciona tu empresa, no cómo alguien supone que debería funcionar.

Mapear tus procesos convierte una idea general en un plan claro.

Y ese plan es la base para desarrollar un sistema que tu equipo utilizará de forma eficiente durante muchos años.

¿No sabes por dónde empezar?

¿No estás seguro de cómo mapear los procesos de tu empresa? Podemos ayudarte a analizarlos y documentarlos antes de comenzar el desarrollo, para que tu software se adapte realmente a la forma en que trabaja tu negocio.