როგორ ჩაატაროთ ბიზნესის მონაცემების აუდიტი ახალი პროგრამული უზრუნველყოფის შექმნამდე

თქვენ მზად ხართ ახალი პროგრამული უზრუნველყოფის შესაქმნელად. მაგრამ სანამ კოდის ერთი ხაზიც კი დაიწერება, ჯერ ერთი მნიშვნელოვანი კითხვა დაუსვით საკუთარ თავს.

როგორ გამოიყურება თქვენი ბიზნესის მონაცემები დღეს?

ბიზნესების უმეტესობა ამ ეტაპს საერთოდ ტოვებს. შემდეგ კი უკვირთ, რატომ იწყებს ახალი სისტემა პრობლემებით მუშაობას პირველივე დღიდან.

რატომ უგულებელყოფენ ამ ეტაპს

ბიზნესის მფლობელები, როგორც წესი, პირველ რიგში ფუნქციებზე ფიქრობენ. რა უნდა აკეთებდეს პროგრამა? როგორი უნდა იყოს მისი დიზაინი?

თუმცა თითქმის არავინ ფიქრობს იმაზე, თუ რა მონაცემებზე მოუწევს ამ პროგრამას მუშაობა.

არასწორად ორგანიზებული მონაცემები ისეთ პრობლემებს ქმნის, რომლებსაც ვერც ერთი ფუნქცია ვერ გამოასწორებს.

• კლიენტების დუბლირებული ჩანაწერები, რის გამოც სისტემა ვერ არჩევს, ვინ ვინ არის.

• დაკარგული ინფორმაცია, მაგალითად შეკვეთები თარიღის ან იდენტიფიკატორის გარეშე.

• ერთმანეთთან შეუსაბამო მონაცემები, როდესაც სხვადასხვა განყოფილება სხვადასხვა შედეგს აჩვენებს.

• არასწორ ფორმატში შენახული ინფორმაცია, მაგალითად სკრინშოტები ან ხელით დაწერილი ჩანაწერები.

ახალი პროგრამული უზრუნველყოფა ამ პრობლემებს არ აგვარებს. ის უბრალოდ ბევრად სწრაფად აჩენს მათ.

რას ნიშნავს მონაცემების აუდიტი

მონაცემების აუდიტი ნიშნავს თქვენი ბიზნესის მიერ შეგროვებული ყველა ინფორმაციის ობიექტურ შეფასებას.

ამ ეტაპზე მათი გამოსწორება საჭირო არ არის. მთავარი მიზანია, ზუსტად დაინახოთ, რა მდგომარეობაშია თქვენი მონაცემები.

დაადგინეთ, სად ინახება თქვენი მონაცემები

ბიზნესების უმეტესობას მონაცემები იმაზე მეტ ადგილას აქვს, ვიდრე თავად ჰგონია.

შეამოწმეთ:

• Excel-ის ან სხვა ცხრილების ფაილები თანამშრომლების კომპიუტერებში;

• WhatsApp-ისა და Instagram-ის მიმოწერები;

• ქაღალდზე შენახული ჩანაწერები;

• ძველი პროგრამები, რომლებსაც დღემდე ნაწილობრივ იყენებთ.

შეადგინეთ ყველა წყაროს სრული სია. შეუძლებელია იმ მონაცემების აუდიტი, რომელთა არსებობაც არ იცით.

მოძებნეთ დუბლირებული მონაცემები

ერთი და იგივე კლიენტი შესაძლოა რამდენიმე განსხვავებული სახელით იყოს შენახული.

ერთსა და იმავე პროდუქტს შესაძლოა სხვადასხვა კოდი ჰქონდეს სხვადასხვა სისტემაში.

დუბლირებული ჩანაწერები იწვევს არასწორ ანგარიშებს, აფერხებს თანამშრომლების მუშაობას და პრობლემებს ქმნის ახალი პროგრამის დანერგვისას.

შეამოწმეთ მონაცემების სისრულე

გახსენით ათი შემთხვევითი ჩანაწერი.

აქვს თუ არა თითოეულ მათგანს ყველა აუცილებელი ველი შევსებული?

მაგალითად:

• თარიღი;

• უნიკალური იდენტიფიკატორი;

• კლიენტის სახელი;

• საკონტაქტო ინფორმაცია;

• სხვა აუცილებელი მონაცემები.

დაკარგული ველები ბევრად უფრო გავრცელებულია, ვიდრე ბიზნესების უმეტესობას ჰგონია. პროგრამულ უზრუნველყოფას კი სწორი მუშაობისთვის თანმიმდევრული და სრულყოფილი მონაცემები სჭირდება.

სად ავლენს მონაცემების აუდიტი ყველაზე დიდ პრობლემებს

სხვადასხვა განყოფილებას სხვადასხვა რიცხვი აქვს

გაყიდვების დეპარტამენტი ამბობს, რომ გასულ თვეში 200 გაყიდვა განხორციელდა.

ფინანსური განყოფილება კი აცხადებს, რომ მხოლოდ 180.

არავინ იცის, რომელი მონაცემია სწორი.

ეს ჩვეულებრივ ნიშნავს, რომ ინფორმაცია სხვადასხვა სისტემაშია გაფანტული და ერთმანეთთან არ არის სინქრონიზებული.

მონაცემები, რომელთა გამოყენებაც პროგრამას არ შეუძლია

თუ კლიენტის შეკვეთების ისტორია მხოლოდ სკრინშოტებად არის შენახული, ახალი სისტემა მას ვერ გამოიყენებს.

იგივე ეხება ქაღალდზე ხელით დაწერილ მომწოდებლების სიებს.

თანამედროვე პროგრამულ უზრუნველყოფას სჭირდება სტრუქტურირებული მონაცემები:

• რიცხვები — შესაბამის ველებში;

• ტექსტი — სწორ ფორმატში;

• ინფორმაცია — ციფრულ მონაცემებად და არა სურათებად.

მოძველებული მონაცემები, რომლებიც აღარ გჭირდებათ

ყველა მონაცემის ახალ სისტემაში გადატანა საჭირო არ არის.

მაგალითად:

• ძველი ბიზნესის მომხმარებლების ჩანაწერები;

• პროდუქტები, რომლებიც წლების წინ შეწყვიტეთ გაყიდვა;

• მოძველებული ინფორმაცია, რომელსაც აღარავინ იყენებს.

ასეთი მონაცემების გადატანა ახალ სისტემას მხოლოდ ამძიმებს.

უკეთესია, წინასწარ გადაწყვიტოთ, რა გადავა ახალ პროგრამაში და რა დარჩება არქივში.

როგორ ჩაატაროთ მონაცემების აუდიტი

რამდენიმე მარტივი ნაბიჯი საკმარისია.

შეადგინეთ მონაცემების ყველა წყაროს სია

ჩაწერეთ ყველა პროგრამა, ფაილი, აპლიკაცია და დოკუმენტი, სადაც ინფორმაცია ინახება.

შეამოწმეთ შემთხვევითი ჩანაწერები

თითოეული წყაროდან აირჩიეთ რამდენიმე ჩანაწერი და მოძებნეთ შეცდომები, ცარიელი ველები და შეუსაბამობები.

შეადარეთ მონაცემები სხვადასხვა განყოფილებას შორის

დარწმუნდით, რომ გაყიდვების, ფინანსების, ლოჯისტიკისა და სხვა დეპარტამენტების ძირითადი მაჩვენებლები ერთმანეთს ემთხვევა.

მონიშნეთ დუბლირებული და მოძველებული მონაცემები

წინასწარ განსაზღვრეთ, რომელი ჩანაწერები საჭიროებს გასუფთავებას.

გადაწყვიტეთ, რა გადავა ახალ სისტემაში

განსაზღვრეთ, რომელი მონაცემები უნდა გადაიტანოთ ახალ პროგრამაში და რომელი უნდა დაარქივდეს.

ასე ბუნდოვანი წარმოდგენა — „ჩვენი მონაცემები არეულია“ — გადაიქცევა კონკრეტულ, გადასაჭრელ ამოცანებად.

რატომ ზოგავს მონაცემების აუდიტი ფულს

თუ არასწორ მონაცემებს ახალ პროგრამაში გადაიტანთ, პრობლემებიც მათთან ერთად გადავა.

ყველა დუბლირებული ჩანაწერი, დაკარგული ველი და შეცდომა ახალ სისტემაშიც დარჩება.

მონაცემების გასუფთავება მიგრაციამდე საშუალებას გაძლევთ:

• შეამციროთ შეცდომების რაოდენობა სისტემის გაშვების შემდეგ;

• პირველი დღიდან მიიღოთ ზუსტი ანგარიშები;

• დააჩქაროთ თანამშრომლების ადაპტაცია, რადგან ისინი მონაცემებს ენდობიან;

• შეამციროთ ხარჯები, რადგან მონაცემების გასწორება გაშვებამდე ბევრად იაფია, ვიდრე შემდგომ.

დასკვნა

ყველაზე თანამედროვე პროგრამული უზრუნველყოფაც კი ვერ იმუშავებს ეფექტურად ცუდ მონაცემებზე.

მონაცემების საფუძვლიანი აუდიტი ზედმეტი სამუშაო არ არის — ეს არის საფუძველი, რომელზეც მთელი სისტემა შენდება.

ჯერ აღწერეთ თქვენი ბიზნეს პროცესები.

შემდეგ ჩაატარეთ მონაცემების აუდიტი.

და მხოლოდ ამის შემდეგ დაიწყეთ ახალი პროგრამული უზრუნველყოფის შექმნა.

არ იცით, რა მდგომარეობაშია თქვენი ბიზნესის მონაცემები? დაგეხმარებით მონაცემების აუდიტში, პრობლემების აღმოჩენასა და მათი მომზადებაში ახალი პროგრამული სისტემის წარმატებული დანერგვისთვის.