Yeni Bir Yazılım Geliştirmeden Önce İşletme Verilerinizi Nasıl Denetlersiniz?

Yeni bir yazılım geliştirmeye hazırsınız. Ancak tek bir satır kod yazılmadan önce kendinize önemli bir soru sorun.

Bugün işletmenizin verileri gerçekten nasıl görünüyor?

Çoğu işletme bu adımı atlar. Daha sonra ise yeni sistemin neden ilk günden itibaren sorunlarla karşılaştığını anlamaya çalışır.

Bu Adım Neden Göz Ardı Ediliyor?

İşletme sahipleri genellikle önce özelliklere odaklanır. Yazılım ne yapmalı? Nasıl görünmeli?

Ancak neredeyse hiç kimse yazılımın hangi verilerle çalışacağını düşünmez.

Kalitesiz veriler, hiçbir özelliğin çözemeyeceği sorunlar yaratır.

• Mükerrer müşteri kayıtları, sistemin aynı kişiyi farklı müşteriler olarak görmesine neden olur.

• Eksik bilgiler, örneğin tarihi veya kimlik numarası olmayan siparişler.

• Çelişen veriler, farklı departmanların farklı rakamlar raporlaması.

• Yanlış formatta saklanan bilgiler, örneğin ekran görüntüleri veya el yazısıyla tutulmuş notlar.

Yeni yazılım bu sorunları çözmez. Sadece onları çok daha hızlı görünür hâle getirir.

Veri Denetimi Gerçekte Ne Anlama Gelir?

Veri denetimi, işletmenizin topladığı ve kullandığı tüm bilgileri objektif bir şekilde incelemektir.

Bu aşamada verileri düzeltmeniz gerekmez. Öncelikle mevcut durumu net bir şekilde görmeniz gerekir.

Verilerinizin Gerçekten Nerede Bulunduğunu Belirleyin

Çoğu işletme verilerini düşündüğünden çok daha fazla yerde saklar.

Şunları kontrol edin:

• çalışanların bilgisayarlarındaki Excel dosyaları ve elektronik tablolar;

• WhatsApp veya Instagram mesajlaşmaları;

• kâğıt üzerindeki kayıtlar ve belgeler;

• hâlâ kısmen kullanılan eski uygulamalar ve yazılımlar.

Tüm veri kaynaklarının bir listesini çıkarın. Varlığından haberdar olmadığınız verileri denetleyemezsiniz.

Mükerrer Kayıtları Bulun

Aynı müşteri, küçük isim farklılıklarıyla birden fazla kez kayıtlı olabilir.

Aynı ürün de farklı sistemlerde farklı kodlarla yer alabilir.

Mükerrer kayıtlar raporları bozar, zaman kaybettirir ve yeni yazılımın doğru çalışmasını zorlaştırır.

Eksik Bilgileri Kontrol Edin

Rastgele on kayıt açın.

Hepsinde aynı alanlar eksiksiz doldurulmuş mu?

Örneğin:

• tarih;

• benzersiz kimlik numarası;

• müşteri adı;

• iletişim bilgileri;

• diğer zorunlu alanlar.

Eksik alanlar, çoğu işletmenin düşündüğünden çok daha yaygındır. Yazılımın doğru çalışabilmesi için tutarlı ve eksiksiz verilere ihtiyacı vardır.

Veri Denetiminin Ortaya Çıkardığı En Büyük Sorunlar

İki Departman, İki Farklı Rakam

Satış ekibi geçen ay 200 satış yapıldığını söylüyor.

Finans departmanı ise 180 satış olduğunu belirtiyor.

Hangisinin doğru olduğunu kimse bilmiyor.

Bu durum genellikle verilerin farklı sistemlerde tutulduğunu ve birbirleriyle senkronize olmadığını gösterir.

Yazılımın Kullanamayacağı Veriler

Bir müşterinin sipariş geçmişi yalnızca ekran görüntülerinden oluşuyorsa, yeni yazılım bu bilgiyi kullanamaz.

Aynı durum kâğıda el yazısıyla yazılmış tedarikçi listeleri için de geçerlidir.

Modern yazılımlar yapılandırılmış verilere ihtiyaç duyar.

• Sayılar doğru alanlarda olmalıdır.

• Metinler uygun formatta saklanmalıdır.

• Bilgiler dijital veri olarak bulunmalıdır; görsel veya fotoğraf olarak değil.

Artık Gerekli Olmayan Eski Veriler

Her veriyi yeni sisteme taşımak zorunda değilsiniz.

Örneğin:

• artık faaliyet göstermediğiniz iş koluna ait müşteri kayıtları;

• yıllar önce satışını durdurduğunuz ürünler;

• artık kullanılmayan eski bilgiler.

Bu tür verileri taşımak yalnızca sistemi gereksiz yere yavaşlatır.

Yeni sisteme hangi verilerin aktarılacağına, hangilerinin arşivleneceğine önceden karar vermek en doğru yaklaşımdır.

Veri Denetimi Nasıl Yapılır?

Aşağıdaki adımları izleyin.

Tüm Veri Kaynaklarını Listeleyin

Bilgilerin bulunduğu tüm sistemleri, dosyaları, uygulamaları ve belgeleri kaydedin.

Rastgele Kayıtları İnceleyin

Her veri kaynağından birkaç kayıt seçin ve eksik bilgiler, hatalar ile tutarsızlıkları kontrol edin.

Departmanlar Arasındaki Verileri Karşılaştırın

Satış, finans, lojistik ve diğer departmanların kullandığı temel rakamların birbiriyle uyumlu olduğundan emin olun.

Mükerrer ve Eski Kayıtları İşaretleyin

Temizlenmesi gereken kayıtları önceden belirleyin.

Hangi Verilerin Taşınacağına Karar Verin

Yeni sisteme aktarılacak verileri ve arşivlenecek bilgileri netleştirin.

Böylece "verilerimiz çok dağınık" düşüncesi, çözülebilecek somut görevlerin bulunduğu net bir plana dönüşür.

Bu Adım Neden Uzun Vadede Tasarruf Sağlar?

Kötü verileri yeni sisteme taşımak yalnızca mevcut sorunları büyütür.

Her mükerrer kayıt, her eksik bilgi ve her hata yeni yazılıma da taşınır.

Verileri geçişten önce temizlemek size şu avantajları sağlar:

• Canlı kullanıma geçtikten sonra daha az hata yaşanır.

• İlk günden itibaren doğru raporlar elde edilir.

• Ekip sisteme daha hızlı uyum sağlar, çünkü verilere güvenebilir.

• Maliyetler düşer, çünkü verileri yayına almadan önce düzeltmek, sonradan düzeltmekten çok daha ekonomiktir.

Sonuç

En iyi yazılım bile kötü veriler üzerinde başarılı olamaz.

Dürüst ve kapsamlı bir veri denetimi fazladan bir iş değildir; başarılı bir yazılım projesinin temelidir.

Önce iş süreçlerinizi haritalayın.

Ardından verilerinizi denetleyin.

Son olarak yeni yazılımınızı geliştirmeye başlayın.

İşletmenizin verilerinin şu anda hangi durumda olduğunu bilmiyor musunuz? Yeni bir sisteme yatırım yapmadan önce verilerinizi birlikte analiz edebilir, sorunları belirleyebilir ve başarılı bir geçiş için hazırlayabiliriz.