როგორ დავამუშაოთ ბიზნეს-პროცესები პროგრამული უზრუნველყოფის შექმნამდე

თქვენ გადაწყვიტეთ, რომ თქვენი ბიზნესისთვის ინდივიდუალური პროგრამული უზრუნველყოფა შექმნათ. დაიქირავეთ დეველოპერები. ექვსი თვის შემდეგ კი აღმოაჩინეთ, რომ სისტემა საერთოდ არ შეესაბამება იმას, თუ როგორ მუშაობს თქვენი გუნდი რეალურად.

ეს ბევრად უფრო ხშირად ხდება, ვიდრე შეიძლება წარმოიდგინოთ. და თითქმის ყოველთვის მიზეზი ერთია.

პროექტის დაწყებამდე არავინ აღწერა ბიზნეს-პროცესები.

რატომ არის ამ ეტაპის გამოტოვება ძვირი

ბიზნეს-პროცესების აღწერის გარეშე პროგრამული უზრუნველყოფის შექმნა ჰგავს სახლის აშენებას პროექტის გარეშე. შესაძლოა კედლები და სახურავი მიიღოთ, მაგრამ საბოლოოდ ყველაფერი ერთმანეთთან შეუსაბამო იქნება.

თუ ამ ეტაპს გამოტოვებთ, დიდი ალბათობით მიიღებთ:

• ფუნქციებს, რომლებსაც არავინ იყენებს, რადგან ისინი რეალურ სამუშაო პროცესებს არ შეესაბამება;

• გამოტოვებულ ნაბიჯებს, რადგან სრული პროცესი წინასწარ არავის დაუფიქსირებია;

• მუდმივ გადაკეთებებს, რადგან პრობლემები მხოლოდ სისტემის ამოქმედების შემდეგ გამოჩნდება;

• ზედმეტ ხარჯებს, რადგან მზა პროგრამის შეცვლა გაცილებით ძვირია, ვიდრე მისი სწორად დაგეგმვა.

დაგეგმვაში დახარჯული რამდენიმე საათი შეიძლება მომავალში თვეების განმავლობაში დაზოგილი დრო და ბიუჯეტი იყოს.

რას ნიშნავს ბიზნეს-პროცესის აღწერა

ბიზნეს-პროცესის აღწერა ნიშნავს იმის დაფიქსირებას, როგორ სრულდება სამუშაო დღეს, და არა იმის, თუ როგორ უნდა სრულდებოდეს იდეალურ პირობებში.

მნიშვნელოვანია აღწეროთ რეალური პროცესი — თუნდაც ის არაორგანიზებული ან არასრულყოფილი იყოს.

სწორედ არსებული სამუშაო პროცესი გახდება იმ პროგრამის საფუძველი, რომელიც თქვენს ბიზნესს ნამდვილად მოერგება.

დაიწყეთ ერთი პროცესით

არ სცადოთ მთელი კომპანიის პროცესების ერთდროულად აღწერა.

აირჩიეთ ერთი კონკრეტული პროცესი, მაგალითად:

• შეკვეთების დამუშავება;

• ახალი კლიენტის რეგისტრაცია;

• ინვოისების დამტკიცება;

• საწყობის მართვა.

ჩამოწერეთ ყველა ნაბიჯი დასაწყისიდან დასრულებამდე.

აღწერეთ პროცესში მონაწილე ყველა ადამიანი

თითქმის ყველა პროცესი რამდენიმე თანამშრომელს მოიცავს.

მაგალითად, შეკვეთის დამუშავებაში შეიძლება მონაწილეობდნენ:

• მენეჯერი, რომელიც იღებს შეკვეთას;

• საწყობის თანამშრომელი, რომელიც ამოწმებს მარაგს;

• თანამშრომელი, რომელიც ამზადებს შეკვეთას;

• ლოჯისტიკის თანამშრომელი, რომელიც აგზავნის პროდუქტს;

• ბუღალტერი, რომელიც ინვოისს ამზადებს.

მიუთითეთ ვინ რას აკეთებს და რა თანმიმდევრობით სრულდება თითოეული ნაბიჯი.

მონიშნეთ, სად ჩნდება შეფერხებები

ესაუბრეთ თქვენს გუნდს.

გაარკვიეთ:

• სად ჩერდება პროცესი ყველაზე ხშირად;

• სად უწევთ თანამშრომლებს ერთმანეთის ლოდინი;

• რომელი მოქმედებები სრულდება მუდმივად ხელით;

• რომელ ეტაპებზე ხდება ყველაზე მეტი შეცდომა.

სწორედ ამ ადგილებში მოაქვს ავტომატიზაციას ყველაზე დიდი შედეგი.

როგორ აღვწეროთ ბიზნეს-პროცესი

ამისთვის რთული ან ძვირადღირებული ინსტრუმენტები საჭირო არ არის.

შეგიძლიათ გამოიყენოთ:

• დაფა;

• ფურცელი;

• მარტივი დიაგრამა;

• ნებისმიერი flowchart-ის პროგრამა.

ნაბიჯი 1. ჩამოწერეთ ყველა მოქმედება

დაწერეთ პროცესის თითოეული მოქმედება სწორი თანმიმდევრობით.

არ გამოტოვოთ არც ერთი, თუნდაც ძალიან მარტივი ნაბიჯი.

ნაბიჯი 2. მონიშნეთ გადაწყვეტილების მიღების წერტილები

აჩვენეთ ადგილები, სადაც პროცესი სხვადასხვა მიმართულებით შეიძლება გაგრძელდეს.

მაგალითად:

• პროდუქტი საწყობშია ან არ არის;

• ინვოისი გადახდილია ან არა;

• განაცხადი დამტკიცდა ან უარყოფილია.

ნაბიჯი 3. აღნიშნეთ პასუხისმგებლობის გადაცემა

აჩვენეთ, სად გადადის დავალება ერთი თანამშრომლიდან მეორეზე.

სწორედ ამ ეტაპებზე იკარგება ხშირად ინფორმაცია და ჩნდება შეფერხებები.

ნაბიჯი 4. გამოყავით განმეორებადი მოქმედებები

მონიშნეთ ის დავალებები, რომლებსაც თანამშრომლები ყოველდღიურად ერთნაირად ასრულებენ.

ეს არის საუკეთესო კანდიდატები ავტომატიზაციისთვის.

ამ ნაბიჯების დასრულების შემდეგ მიიღებთ ნათელ პროცესის რუკას, რომლის მიხედვითაც დეველოპერებს პროგრამის სწორად დაგეგმვა ბევრად გაუმარტივდებათ.

რა უნდა გააკეთოთ პროცესის რუკის შექმნის შემდეგ

ჯერ რეალური პრობლემები იპოვეთ

დააკვირდით პროცესს.

დაუსვით საკუთარ თავს რამდენიმე კითხვა:

• რომელი სამუშაო სრულდება მუდმივად ხელით?

• სად ხდება ყველაზე მეტი შეცდომა?

• სად იკარგება ინფორმაცია?

• რომელი ეტაპი იკავებს ყველაზე მეტ დროს?

სწორედ ეს უნდა გახდეს ავტომატიზაციის პირველი მიზანი.

გაუზიარეთ პროცესი დეველოპერებს

კარგად აღწერილი პროცესი დეველოპერებს საშუალებას აძლევს გადაწყვეტილებები ფაქტებზე დააფუძნონ და არა ვარაუდებზე.

იმის ნაცვლად, რომ თქვათ:

„CRM სისტემა გვჭირდება.“

შეგიძლიათ თქვათ:

„გვჭირდება სისტემა, რომელიც გადახდის მიღების შემდეგ ლიდს ავტომატურად მესამე ეტაპიდან მეოთხეზე გადაიყვანს.“

ასეთი მოთხოვნა ბევრად უფრო ზუსტ შედეგს იძლევა.

რეგულარულად განაახლეთ პროცესები

ბიზნესი მუდმივად იცვლება.

ჩნდება ახალი თანამშრომლები, ახალი მომსახურებები და ახალი წესები.

ამიტომ სასურველია ბიზნეს-პროცესების აღწერა ყოველ რამდენიმე თვეში ერთხელ გადაამოწმოთ და საჭიროების შემთხვევაში განაახლოთ.

რატომ ტოვებენ კომპანიები ამ ეტაპს ხშირად

ბევრ კომპანიას სურს, რაც შეიძლება სწრაფად დაიწყოს პროგრამის შექმნა.

პროცესების აღწერა მათ ზედმეტ დოკუმენტაციად ეჩვენებათ.

რეალურად კი ყველაფერი პირიქითაა.

სწორედ პროცესების სწორად აღწერაა წარმატებული პროგრამული პროექტის საფუძველი.

თუ ამ ეტაპს გამოტოვებთ, დროს არ ზოგავთ — უბრალოდ პრობლემებს უფრო ძვირ ეტაპზე გადაიტანთ.

დასკვნა

კარგი პროგრამული უზრუნველყოფა ასახავს იმას, თუ როგორ მუშაობს თქვენი ბიზნესი რეალურად და არა იმას, თუ როგორ წარმოგიდგენიათ მისი მუშაობა.

ბიზნეს-პროცესების აღწერა ბუნდოვან იდეას აქცევს მკაფიო გეგმად.

სწორედ ამ გეგმის საფუძველზე იქმნება სისტემა, რომელსაც თქვენი გუნდი ყოველდღიურად ეფექტურად გამოიყენებს.

არ იცით, საიდან დაიწყოთ?

არ ხართ დარწმუნებული, როგორ აღწეროთ თქვენი ბიზნეს-პროცესები სწორად? ჩვენ დაგეხმარებით მათ ერთად გაანალიზებასა და დაგეგმვაში, სანამ პროგრამული უზრუნველყოფის შექმნას დაიწყებთ, რათა საბოლოო სისტემა ნამდვილად თქვენი ბიზნესის საჭიროებებს მოერგოს.