Как провести аудит данных бизнеса перед разработкой нового программного обеспечения

Вы готовы создавать новое программное обеспечение. Но прежде чем будет написана хотя бы одна строка кода, задайте себе один важный вопрос.

Как на самом деле выглядят ваши данные сегодня?

Большинство компаний пропускают этот этап. А затем удивляются, почему новая система начинает работать с проблемами уже с первого дня.

Почему этот этап часто игнорируют

Владельцы бизнеса обычно начинают с обсуждения функций будущей системы. Что она должна делать? Какой должен быть интерфейс?

Но почти никто не задумывается о том, с какими данными этой системе предстоит работать.

Некачественные данные создают проблемы, которые невозможно решить даже самым современным программным обеспечением.

• Дублирующиеся записи клиентов, из-за которых система не понимает, кто есть кто.

• Отсутствующая информация, например заказы без даты или уникального номера.

• Несовпадающие показатели, когда разные отделы показывают разные результаты.

• Данные в неподходящем формате, например фотографии документов или рукописные записи.

Новое программное обеспечение не исправляет такие проблемы. Оно лишь делает их заметными гораздо быстрее.

Что такое аудит данных

Аудит данных — это честная проверка всей информации, которую собирает и использует ваш бизнес.

На этом этапе не нужно ничего исправлять. Важно сначала понять реальное состояние ваших данных.

Определите, где на самом деле хранятся данные

Большинство компаний используют гораздо больше источников данных, чем кажется на первый взгляд.

Проверьте:

• электронные таблицы на компьютерах сотрудников;

• переписки в WhatsApp или Instagram;

• бумажные журналы и документы;

• старые программы и сервисы, которыми до сих пор частично пользуются.

Составьте полный список всех источников. Невозможно провести аудит того, о существовании чего вы даже не знаете.

Найдите дубли

Один и тот же клиент может существовать в базе несколько раз с небольшими отличиями в имени.

Один и тот же товар может иметь разные артикулы в разных системах.

Дубли искажают отчёты, усложняют работу сотрудников и создают проблемы при внедрении нового программного обеспечения.

Проверьте данные на полноту

Откройте десять случайных записей.

Заполнены ли в каждой из них одинаковые поля?

Есть ли:

• дата;

• идентификатор;

• имя клиента;

• контактная информация;

• другие обязательные данные?

Отсутствующие поля встречаются намного чаще, чем кажется, а современным системам необходимы последовательные и структурированные данные.

Где аудит данных чаще всего выявляет серьёзные проблемы

Разные отделы показывают разные цифры

Отдел продаж сообщает о 200 продажах за месяц.

Финансовый отдел — о 180.

Никто не может объяснить, какая цифра правильная.

Обычно это означает, что данные находятся в разных системах и не синхронизируются между собой.

Данные, которые невозможно использовать

История заказов клиента, сохранённая в виде скриншотов, бесполезна для новой системы.

То же касается списка поставщиков, записанного вручную на бумаге.

Современному программному обеспечению нужны структурированные данные:

• числа — в отдельных полях;

• текст — в правильном формате;

• информация — в цифровом виде, а не в виде изображений.

Устаревшие данные, которые больше не нужны

Не всю информацию имеет смысл переносить в новую систему.

Например:

• данные клиентов закрытого направления бизнеса;

• товары, которые больше не продаются;

• архивные записи, потерявшие актуальность.

Если перенести всё без разбора, новая система станет медленнее и сложнее в обслуживании.

Лучше заранее определить, что необходимо сохранить, а что можно отправить в архив.

Как провести аудит данных

Выполните несколько простых шагов.

Составьте список всех источников данных

Зафиксируйте каждую систему, файл, приложение или документ, где хранится информация.

Проверьте выборку записей

Возьмите несколько случайных записей из каждого источника и найдите ошибки, пропущенные поля и несоответствия.

Сравните показатели между отделами

Проверьте, совпадают ли основные цифры в продажах, бухгалтерии, логистике и других подразделениях.

Отметьте дубли и устаревшие записи

Определите данные, которые требуют очистки перед переносом.

Решите, какие данные переносить

Заранее определите, что попадёт в новую систему, а что останется в архиве.

Такой подход превращает ощущение «у нас беспорядок в данных» в понятный список конкретных задач.

Почему аудит данных экономит деньги

Перенос некачественных данных в новую систему лишь увеличивает количество проблем.

Каждая ошибка, каждый дубликат и каждое пустое поле переходят в новое программное обеспечение вместе с остальной информацией.

Очистка данных до миграции позволяет:

• уменьшить количество ошибок после запуска новой системы;

• получить точные отчёты с первого дня работы;

• ускорить обучение сотрудников, поскольку они смогут доверять данным;

• снизить расходы, ведь исправлять ошибки до запуска значительно дешевле, чем после внедрения.

Итог

Даже самое качественное программное обеспечение не сможет эффективно работать с плохими данными.

Честный аудит данных — это не дополнительная работа, а фундамент, на котором строится успешная цифровая система.

Сначала опишите бизнес-процессы.

Затем проведите аудит данных.

И только после этого приступайте к разработке программного обеспечения.

Не уверены, в каком состоянии находятся данные вашего бизнеса? Мы поможем провести аудит, выявить проблемные места и подготовить информацию к успешному внедрению новой системы.