Как описать бизнес-процессы перед разработкой программного обеспечения

Вы решили создать программное обеспечение на заказ. Наняли разработчиков. Проходит шесть месяцев, и оказывается, что готовая система не соответствует тому, как на самом деле работает ваша команда.

Такая ситуация встречается гораздо чаще, чем кажется. И почти всегда причина одна.

Перед началом разработки никто не описал бизнес-процессы.

Почему пропуск этого этапа обходится дорого

Разработка программного обеспечения без описания процессов похожа на строительство дома без чертежа. Стены и крыша могут появиться, но в итоге ничего не будет работать как единое целое.

Если пропустить этот этап, вы рискуете получить:

• Функции, которыми никто не пользуется, потому что они не соответствуют реальной работе сотрудников.

• Пропущенные этапы процесса, так как никто заранее не зафиксировал полный рабочий сценарий.

• Постоянные доработки, ведь проблемы обнаруживаются уже после запуска системы.

• Лишние расходы, поскольку исправление готового продукта всегда дороже качественного планирования.

Несколько часов, потраченных на подготовку, могут сэкономить месяцы времени и значительную часть бюджета.

Что такое описание бизнес-процесса

Описание процесса — это документирование того, как работа выполняется сейчас, а не того, как она должна выглядеть в идеале.

Важно фиксировать реальные действия сотрудников, даже если процесс кажется неудобным или неэффективным.

Именно существующий порядок работы станет основой для создания действительно полезной системы.

Начните с одного процесса

Не пытайтесь сразу описать весь бизнес.

Выберите один процесс, например:

• обработку заказов;

• оформление новых клиентов;

• согласование счетов;

• управление складом.

Последовательно запишите каждый шаг — от начала до завершения процесса.

Укажите всех участников процесса

Практически любой процесс включает нескольких сотрудников.

Например, обработка заказа может состоять из действий:

• менеджер принимает заказ;

• сотрудник склада проверяет остатки;

• кладовщик собирает товар;

• логист оформляет отправку;

• бухгалтер выставляет счет.

Зафиксируйте, кто отвечает за каждый этап и в каком порядке выполняется работа.

Отметьте места возникновения задержек

Обсудите процесс с сотрудниками.

Выясните:

• где задачи чаще всего задерживаются;

• где приходится ждать решения другого отдела;

• какие действия постоянно выполняются вручную;

• где сотрудники чаще всего допускают ошибки.

Именно эти участки чаще всего требуют автоматизации.

Как описать бизнес-процесс

Для этого не нужны дорогие инструменты.

Достаточно использовать:

• обычную доску;

• лист бумаги;

• простую блок-схему;

• любой сервис для создания диаграмм.

Шаг 1. Запишите все действия

Составьте полный список операций в правильной последовательности.

Не пропускайте даже самые очевидные действия.

Шаг 2. Отметьте точки принятия решений

Покажите места, где процесс может развиваться по разным сценариям.

Например:

• товар есть на складе или отсутствует;

• счет оплачен или ожидает оплаты;

• заявка одобрена или отклонена.

Шаг 3. Зафиксируйте передачу задач

Покажите, где ответственность переходит от одного сотрудника к другому.

Именно такие переходы часто становятся причиной задержек и потери информации.

Шаг 4. Выделите повторяющиеся действия

Обратите внимание на задачи, которые сотрудники выполняют одинаково каждый день.

Именно они лучше всего подходят для автоматизации.

После выполнения этих шагов вы получите понятную схему процесса, по которой разработчики смогут проектировать систему без догадок и предположений.

Что делать после того, как карта процесса готова

Найдите настоящие проблемы

Внимательно изучите схему.

Задайте себе несколько вопросов:

• Какие операции сотрудники повторяют вручную?

• Где чаще всего появляются ошибки?

• Где информация теряется между отделами?

• Какие этапы занимают больше всего времени?

Именно эти проблемы должны стать первыми задачами автоматизации.

Передайте карту команде разработки

Подробное описание процесса позволяет разработчикам строить систему на основе фактов, а не предположений.

Вместо расплывчатой задачи вроде:

«Нам нужна CRM»

вы сможете сформулировать конкретную цель:

«Нам нужна система, которая автоматически переводит клиента с третьего этапа продаж на четвертый после получения оплаты.»

Так разработчики смогут создать решение, максимально соответствующее вашему бизнесу уже с первой версии.

Регулярно обновляйте описание процессов

Любой бизнес меняется.

Появляются новые сотрудники, новые услуги, новые правила работы.

Поэтому карту процессов стоит пересматривать каждые несколько месяцев и обновлять при изменениях.

Почему многие компании пропускают этот этап

Большинство компаний хотят начать разработку как можно быстрее.

Им кажется, что описание процессов — это лишняя бюрократия.

На самом деле всё наоборот.

Именно описание процессов является фундаментом успешного проекта.

Пропуская этот этап, компании не экономят время — они просто переносят будущие проблемы на более дорогую стадию разработки.

Итог

Хорошее программное обеспечение отражает реальные процессы вашей компании, а не предположения о том, как она работает.

Описание бизнес-процессов превращает абстрактную идею в понятный план действий.

Именно этот план позволяет разработать систему, которой сотрудники действительно будут пользоваться каждый день.

Не знаете, с чего начать?

Не уверены, как правильно описать свои бизнес-процессы? Мы поможем разобраться в них вместе ещё до начала разработки, чтобы ваше будущее программное обеспечение действительно решало задачи бизнеса, а не создавало новые проблемы.